Le service des archives

Préserver, classer, transmettre : les missions des Archives

La mémoire de l’école est précieusement conservée par son Service des Archives. Ce service dédié assure la gestion, la conservation et la valorisation de l’ensemble des documents produits par l’établissement, qu’ils soient sur papier ou support numérique. Il a pour mission de garantir la préservation du patrimoine documentaire de l’école et d’en faciliter l’accès au fil du temps. Ses actions s’articulent autour de plusieurs missions complémentaires :

Méthodes et formation

Le Service des Archives élabore des méthodes efficaces pour la gestion des documents et forme les personnels à leur application. Il conçoit des outils pratiques et déploie des solutions de gestion numérique afin de faciliter le tri et le stockage des documents électroniques. Une part importante de cette mission consiste à sensibiliser les personnels de l’école aux bonnes pratiques d’archivage. 

Collecte et évaluation des documents

Le Service des Archives organise la collecte régulière des documents produits par l’ensemble des services de l’établissement (dossiers administratifs, supports pédagogiques, rapports, etc.). Lors de ces collectes, il procède à une évaluation rigoureuse des documents afin de déterminer leur valeur administrative, juridique ou historique. Seuls les documents présentant un intérêt durable sont conservés comme archives définitives. Ce travail de tri garantit que les archives conservées représentent les informations essentielles et le patrimoine mémoriel de l’école.

Classement et conservation des archives

Une fois les documents versés au service, commence le travail de classement et de conservation. Le Service des Archives assure le travail de classement et de conservation afin de constituer des fonds d’archives organisés et facilement consultables. Pour les archives numériques, le service assure également la pérennisation des données afin qu’elles restent lisibles au fil des décennies. L’ensemble de ces mesures garantit l’intégrité et la disponibilité des archives à long terme.

Communication des fonds au public

Le Service des Archives assure la communication des fonds auprès du public, dans un esprit de transparence et de partage du savoir. Sur demande, le service organise la consultation des archives. Chaque consultation s’effectue dans le respect des règles de communicabilité et de confidentialité en vigueur, garantissant la protection des informations sensibles. En facilitant l’accès aux documents, le Service des Archives contribue à valoriser le patrimoine de l’école et à soutenir les travaux de recherche.

Valorisation du patrimoine historique

Au-delà de la conservation et de la communication, le Service des Archives s’attache à valoriser le patrimoine historique de l’établissement. Il participe régulièrement à des événements culturels et scientifiques pour faire découvrir la richesse des archives de l’école. Ces actions de valorisation renforcent le rayonnement de l’établissement et rappellent l’importance de préserver sa mémoire.

Interlocuteurs du Service des Archives

Pour mener à bien ses missions, le Service des Archives travaille en lien étroit avec de nombreux interlocuteurs, tant internes qu’externes. En interne, il collabore avec l’ensemble des services et directions de l’école. Le service interagit aussi avec plusieurs partenaires publics : notamment les Archives nationales, qui encadrent la gestion des archives publiques et peuvent accueillir certains documents historiques de l’école, ainsi que la Mission archives pour l’Enseignement supérieur et la Recherche (ESR), chargée de conseiller et coordonner les politiques d’archivage au sein des établissements d’enseignement supérieur. 

Les fonds d’archives conservés

Le Service des Archives conserve un patrimoine riche issu des deux écoles fondatrices, l'École Centrale Paris (École Centrale des Arts et Manufactures) et l’École Supérieure d’Électricité (Supélec), composé d’archives papier, de documents numériques et de collections patrimoniales. Ces fonds témoignent de l’histoire de l’École, de ses activités académiques, scientifiques et institutionnelles.

Collections muséales

Parmi ce patrimoine, CentraleSupélec dispose de collections muséales regroupant des objets historiques et artistiques de grande valeur. Ces collections, issues des deux écoles fondatrices, sont conservées dans les magasins d’archives de l’École. Ces collections font l’objet de projets de valorisation réguliers. À titre d’exemple, les bustes en marbre des fondateurs des deux écoles (datant du XIX^e siècle) ont été récemment restaurés afin d’être exposés sur le campus. Cette mise en valeur permet de faire revivre l’histoire prestigieuse de l’École auprès des élèves et des visiteurs.

Archives intermédiaires

Les archives administratives de l’École passent par une phase dite « archives intermédiaires » une fois qu’elles ne sont plus d’usage courant dans les services. Ce terme désigne les documents qui ont cessé d’être utilisés au quotidien, mais qui doivent encore être conservés pendant une durée légale déterminée avant leur sort final. Les locaux de stockage situés dans le bâtiment Eiffel offrent une capacité de plus de 1 800 mètres linéaires, incluant une salle dédiée aux objets patrimoniaux.

Archivage électronique

Lancé en 2023, le projet DAMARIS vise à mettre en place un système d’archivage électronique (SAE) à l’échelle de l’École. Ce projet s’inscrit dans la continuité de la stratégie de transformation numérique de CentraleSupélec et de sa politique de gestion du cycle de vie des documents. La solution retenue, DAMARIS, permet de piloter le cycle de vie des documents numériques, d’en assurer l’intégrité, la confidentialité et la conservation durable, tout en automatisant les processus de gestion documentaire.

Les archives historiques

La mémoire de CentraleSupélec repose sur un important fonds d’archives historiques, témoignant de près de deux siècles d’enseignement, de recherche et de vie académique. Ce patrimoine documentaire est constitué des archives des deux écoles fondatrices : l’École Centrale des Arts et Manufactures (École Centrale Paris) et Supélec.

Les fonds historique 

En 2017, le fonds historique de l’École Centrale Paris, couvrant la période 1825 à 2010, a été versé aux Archives nationales. Initialement estimé à 2 500 mètres linéaires, ce fonds a fait l’objet d’un traitement complet d’une durée de 18 mois. À l’issue de ce travail, 585 mètres linéaires ont été conservés et transférés sur le site des Archives nationales.

Le fonds historique de Supélec, couvrant la période 1894 à 2010, a été traité plus récemment. Une partie des archives sera prochainement versée aux Archives nationales.

Ces opérations assurent une conservation rigoureuse et durable de la mémoire institutionnelle, tout en respectant les principes de tri et de sélection archivistiques.

Accéder aux archives historiques

Les fonds historiques versés aux Archives nationales sont accessibles à la consultation. Ils regroupent notamment les archives de l’École Centrale des Arts et Manufactures entre 1829 et 2006.

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